Vertrouwenspersoon
HOE WERKT HET?
Wij hebben meerdere vertrouwenspersonen beschikbaar in ons team die direct inzetbaar zijn bij jullie op de werkvloer.
- Neem contact op met ons via 088 170 1510 of plan een belafspraak voor uitgebreid advies.
- Bespreek wat er nodig is en kies de juiste vertrouwenspersoon voor een gratis kennismaking.
- Je ontvangt direct een offerte. Zodra de offerte akkoord is start de vertrouwenspersoon.
ADVIES GESPREK INPLANNEN
Hi, ik ben Carolien
Ik ben het aanspreekpunt voor iedereen met vragen over GORTcoaching en hoe je onze diensten zou kunnen inzetten binnen jouw organisatie.
Kijk direct in mijn agenda en plan een afspraak op een voor jou gunstig moment.
Bel of mail mij, ik help je graag!
Onze beschikbare vertrouwenspersonen
Senior Coach
Enthousiast, eerlijk, analyserend en resultaatgericht.
Enthousiast, eerlijk, analyserend en resultaatgericht.
Het belang van een vertrouwenspersoon
In het hedendaagse zakelijke landschap is het welzijn van medewerkers meer dan ooit een centraal thema. Organisaties zijn zich steeds meer bewust van het belang van een gezonde, inclusieve en respectvolle werkomgeving. Een cruciale speler in het waarborgen van deze aspecten is de vertrouwenspersoon. Sinds de nieuwe verplichting vanuit de overheid zijn bedrijven genoodzaakt deze rol binnen hun structuur te integreren. Maar wat maakt een vertrouwenspersoon zo essentieel voor bedrijven?
Bescherming van medewerkers
Een veilige haven in onrustige tijden: iedereen kan te maken krijgen met uitdagingen of problemen op de werkvloer. Of het nu gaat om ongewenst gedrag, zoals (seksuele) intimidatie, discriminatie, of pesten, of om ethische dilemma’s met betrekking tot bedrijfsvoering. Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een veilige plek om dergelijke zaken bespreekbaar te maken.
Wat is een vertrouwenspersoon?
Het belang van een veilige en vertrouwde werkomgeving wordt steeds meer erkend in onze samenleving. Hier speelt de vertrouwenspersoon een cruciale rol. Maar wat is een vertrouwenspersoon precies en wat zijn zijn of haar taken en verantwoordelijkheden?
Een vertrouwenspersoon is iemand binnen of buiten een organisatie waar medewerkers terecht kunnen met klachten, zorgen of problemen die ze niet direct met hun leidinggevenden of collega’s willen of kunnen delen. Het kan gaan om zaken als (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie, geweld, of pesten op de werkvloer. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, adviseert en ondersteunt de melder in wat de beste stappen zijn om het probleem aan te pakken.
Belangrijk hierbij is dat de vertrouwenspersoon handelt in vertrouwelijkheid, wat betekent dat wat er besproken wordt niet zonder toestemming van de melder wordt gedeeld met anderen.
Kernfuncties van een vertrouwenspersoon
In de hedendaagse bedrijfscultuur speelt een vertrouwenspersoon een cruciale rol bij het waarborgen van een veilige en integere werkomgeving (Geers, 2018). Hun functie strekt zich uit over diverse kerngebieden die essentieel zijn voor het welzijn van zowel medewerkers als de organisatie. Hier zijn de drie belangrijkste functies van een vertrouwenspersoon, die elk hun unieke belang hebben in de context van de bedrijfsethiek en medewerkerssteun.
Bron:
Geers, M. (2018). Rol en positie van vertrouwenspersonen. Sociaal Bestek, 80(4), 32–33. https://doi.org/10.1007/s41196-018-0110-y
1. Supportfunctie
De supportfunctie van een vertrouwenspersoon is gericht op de directe ondersteuning van individuen binnen de organisatie. Dit omvat:
Opvangen: Bieden van een veilige en vertrouwelijke omgeving voor medewerkers om hun zorgen, klachten of ervaringen te delen.
Begeleiden: Assisteren van medewerkers tijdens het gehele proces van het melden van een incident of probleem, waarbij ze steun en begeleiding bieden.
Informeren: Het verstrekken van relevante informatie aan de potentiële melder over procedures, rechten en mogelijke uitkomsten.
Adviseren: Het geven van deskundig advies over de beste stappen die genomen kunnen worden, zowel voor de melder als voor andere betrokkenen bij een melding.
2. Voorlichtingsfunctie
Een goed geïnformeerde organisatie is de sleutel tot het handhaven van een positieve bedrijfscultuur. De voorlichtingsfunctie van de vertrouwenspersoon draagt hier sterk aan bij:
Voorlichten: Organiseren van sessies of workshops om medewerkers en leidinggevenden te informeren over wat de vertrouwenspersoon doet en hoe ze kunnen helpen.
Vraagbaak: Functioneren als een centraal punt voor alle integriteitsgerelateerde vragen, zodat medewerkers altijd weten waar ze terecht kunnen met hun zorgen.
3. Signaalfunctie
Deze functie draait om het grotere beeld: het identificeren van trends en het adviseren over mogelijke risico’s voor de organisatie.
Periodiek rapporteren: Het op regelmatige basis bijhouden en rapporteren over de gesprekken die de vertrouwenspersoon voert, waarbij de vertrouwelijkheid altijd gewaarborgd blijft.
Signaleren van trends: Door voortdurend gesprekken te voeren en problemen te behandelen, kan de vertrouwenspersoon patronen en trends binnen de organisatie identificeren.
Adviseren over integriteitsrisico’s: Op basis van de geïdentificeerde trends kan de vertrouwenspersoon zowel de werkgever als de ondernemingsraad adviseren over potentiële integriteitsrisico’s en suggesties doen voor preventieve maatregelen.
Taken van een vertrouwenspersoon
De rol van een vertrouwenspersoon kan variëren afhankelijk van de organisatie en het specifieke probleem waarmee iemand komt, maar enkele kernverantwoordelijkheden zijn:
Luisteren en adviseren
De vertrouwenspersoon biedt een veilige plek voor medewerkers om hun verhaal te doen. Ze luisteren zonder te oordelen en bieden vervolgens advies over mogelijke vervolgstappen.
Doorverwijzen
Als het nodig is, kan de vertrouwenspersoon de melder doorverwijzen naar relevante instanties of professionals, zoals een therapeut, juridisch adviseur of een maatschappelijk werker.
Bemiddelen
Soms kan de vertrouwenspersoon optreden als bemiddelaar tussen de melder en een andere partij, zoals een collega of leidinggevende.
Voorlichting geven
De vertrouwenspersoon kan workshops, trainingen of presentaties geven om bewustzijn en kennis over relevante onderwerpen te vergroten binnen de organisatie.
Rapporteren
Zonder vertrouwelijke details te onthullen, kan de vertrouwenspersoon trends of algemene zorgen aan het management rapporteren om de organisatie te helpen een veiligere werkomgeving te creëren.
De rol van een vertrouwenspersoon is essentieel voor het welzijn van medewerkers en het algemene welzijn binnen een organisatie. Door een veilige plek te bieden voor medewerkers om hun zorgen te uiten en advies te zoeken, helpt de vertrouwenspersoon bij het bevorderen van een cultuur van respect, vertrouwen en openheid.
Wettelijke verplichting en bedrijfsreputatie
Voldoen aan wettelijke eisen
Met de nieuwe verplichting vanuit de overheid is het voor bedrijven essentieel om te zorgen voor een vertrouwenspersoon. Dit is niet alleen een juridische noodzaak, maar het toont ook aan dat de organisatie waarde hecht aan het welzijn van haar medewerkers.
Het behoud van een positieve reputatie
In een tijdperk waarin informatie snel wordt gedeeld, kan een negatieve ervaring of schandaal binnen een bedrijf snel publiek worden. Door het hebben van een vertrouwenspersoon kunnen veel van deze kwesties intern en discreet worden behandeld voordat ze escaleren.
Bevordering van werknemerstevredenheid en -behoud
- Een stimulans voor medewerkerstevredenheid: Wanneer medewerkers voelen dat ze gehoord worden en dat hun zorgen serieus worden genomen, bevordert dit hun algehele tevredenheid en betrokkenheid bij de organisatie.
- Behoud van talent: Door het creëren van een veilige en ondersteunende werkomgeving waarin medewerkers zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen, zijn ze minder geneigd om naar andere kansen buiten de organisatie te zoeken.
Proactieve aanpak van problemen
- Vroege identificatie: Dankzij de rol van de vertrouwenspersoon kunnen potentiële problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt voordat ze escaleren.
- Voorkoming van formele klachten: Met de hulp en bemiddeling van een vertrouwenspersoon kunnen veel zaken informeel worden opgelost, wat tijdrovende en mogelijk kostbare formele procedures kan voorkomen.
Het belang van een vertrouwenspersoon binnen een organisatie kan niet worden onderschat. In een steeds veranderende zakelijke omgeving, waar het welzijn van medewerkers en de reputatie van een bedrijf van onschatbare waarde zijn, fungeert de vertrouwenspersoon als een essentiële schakel in het bevorderen van een positieve en productieve werkcultuur. Het is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een teken van vooruitstrevend en ethisch leiderschap.
Wanneer schakel ik een vertrouwenspersoon in?
Wanneer je een van je medewerkers te maken krijgt met ongewenste situaties op de werkvloer, kan het inschakelen van een vertrouwenspersoon een passende stap zijn.
In essentie is een vertrouwenspersoon er om je te ondersteunen, adviseren en begeleiden in situaties waarin je je onzeker, onveilig of onrechtvaardig behandeld voelt. Het is altijd een vrijblijvende keuze om contact op te nemen, maar het kan je helpen om situaties te verhelderen en te bepalen welke stappen je verder kunt ondernemen.
Hier zijn enkele situaties waarin het raadzaam is om een vertrouwenspersoon in te schakelen:
Dit kan variëren van pesten, discriminatie, en seksuele intimidatie tot agressie en geweld. Wanneer je je onveilig of oncomfortabel voelt door het gedrag van collega’s of leidinggevenden, kan een vertrouwenspersoon je begeleiden en adviseren over mogelijke vervolgstappen.
Als je vermoedens hebt van misstanden binnen de organisatie, zoals fraude, corruptie of andere integriteitsschendingen, kan een vertrouwenspersoon je helpen deze zorgen op de juiste manier aan te kaarten.
Bij aanhoudende conflicten met collega’s of leidinggevenden, waarbij je het gevoel hebt vast te lopen, kan een vertrouwenspersoon als klankbord dienen en advies geven over mogelijke oplossingen.
Hoewel een vertrouwenspersoon primair is bedoeld voor werkgerelateerde zaken, kun je ook bij hem of haar terecht als persoonlijke problemen je functioneren op het werk beïnvloeden.
Als je twijfelt over de juistheid of eerlijkheid van bepaalde procedures binnen de organisatie, en je weet niet waar je terecht kunt, kan een vertrouwenspersoon je helpen de juiste weg te vinden.
Verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon
Voor bedrijven die aan de nieuwe overheidsverplichtingen willen voldoen, is het essentieel om te begrijpen wat het verschil is tussen een interne en externe vertrouwenspersoon. Beide rollen hebben hun eigen voordelen, en de keuze tussen de twee hangt vaak af van de specifieke behoeften en de aard van een organisatie. Hieronder verkennen we de verschillen, voordelen en overwegingen bij het kiezen van een interne versus externe vertrouwenspersoon.
Interne vertrouwenspersoon
Wat is een interne vertrouwenspersoon?
Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker binnen de organisatie die speciaal is aangewezen en opgeleid om als vertrouwenspersoon te functioneren. Deze persoon is doorgaans goed bekend met de bedrijfscultuur, de medewerkers en de interne procedures.
Voordelen van een interne vertrouwenspersoon:
- Bekendheid: Omdat ze al deel uitmaken van de organisatie, kan de drempel lager zijn voor medewerkers om contact op te nemen.
- Snel handelen: Ze zijn direct aanwezig en kunnen snel reageren op situaties die zich binnen de organisatie voordoen.
- Kosten: Op de lange termijn kan het financieel voordeliger zijn om een interne medewerker deze rol te laten vervullen dan extern iemand in te huren.
Externe vertrouwenspersoon
Wat is een externe vertrouwenspersoon?
Een externe vertrouwenspersoon is iemand buiten de organisatie, vaak van een gespecialiseerd bureau of een zelfstandige professional, die wordt ingehuurd om deze specifieke rol te vervullen.
Voordelen van een externe vertrouwenspersoon:
- Neutraliteit: Doordat ze geen directe banden hebben met het bedrijf, kunnen ze een hoger niveau van objectiviteit en onpartijdigheid bieden.
- Deskundigheid: Externe vertrouwenspersonen zijn vaak professionals die specifiek zijn opgeleid voor deze rol en hebben ervaring met een breed scala aan situaties en organisaties.
- Bescherming van vertrouwelijkheid: Medewerkers kunnen zich meer op hun gemak voelen bij het delen van gevoelige informatie, wetende dat de externe persoon geen onderdeel is van de dagelijkse bedrijfsvoering.
Wanneer kiezen voor intern of extern?
De beslissing om voor een interne of externe vertrouwenspersoon te gaan, hangt af van verschillende factoren:
- Bedrijfsgrootte: Kleinere organisaties kiezen wellicht vaker voor een externe vertrouwenspersoon vanwege kostenoverwegingen en het gebrek aan interne resources.
- Bedrijfscultuur: In een bedrijf waar open communicatie en vertrouwen al sterk aanwezig zijn, kan een interne vertrouwenspersoon goed werken. In meer formele of hiërarchische structuren kan een externe persoon de voorkeur hebben.
- Aard van de zaken: Als er verwacht wordt dat er veel gevoelige of complexe zaken zijn, kan een externe professional met uitgebreide ervaring de betere keuze zijn.
Zowel interne als externe vertrouwenspersonen hebben hun eigen unieke voordelen. Bedrijven dienen zorgvuldig af te wegen welke optie het beste past bij hun behoeften, bedrijfscultuur en de specifieke uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd. Ongeacht de keuze is het belangrijkste dat medewerkers zich ondersteund en gehoord voelen in hun werkomgeving.
Hoe werkt een vertrouwenspersoon?
Het inzetten van een vertrouwenspersoon binnen de organisatie is een stap in de goede richting om het welzijn van medewerkers te waarborgen en eventuele problemen aan te pakken. Maar wat gebeurt er precies wanneer een medewerker contact opneemt met de vertrouwenspersoon? Hier volgt een uitleg over de te volgen stappen en hoe de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.
1. Eerste contact
Het initiatief: Wanneer een medewerker een kwestie of probleem ervaart, kan hij of zij zelf het initiatief nemen om contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Dit kan vaak telefonisch, per e-mail of persoonlijk.
Afspraak maken: Na het initiële contact zal de vertrouwenspersoon een afspraak plannen om dieper op de zaak in te gaan. Dit gesprek vindt plaats in een privé en neutrale setting, om de medewerker op zijn gemak te stellen.
2. Het gesprek
Luisterend oor: De vertrouwenspersoon biedt eerst en vooral een luisterend oor. De medewerker krijgt de ruimte om zijn of haar verhaal te doen zonder onderbreking of oordeel.
Informatie en advies: Nadat de medewerker zijn of haar verhaal heeft gedaan, kan de vertrouwenspersoon informatie en advies geven over mogelijke vervolgstappen of oplossingen.
3. Mogelijke vervolgstappen
Bemiddeling: Indien gewenst en passend, kan de vertrouwenspersoon een bemiddelende rol spelen tussen de medewerker en een andere partij binnen de organisatie.
Doorverwijzing: Afhankelijk van de aard van het probleem, kan de vertrouwenspersoon de medewerker doorverwijzen naar andere professionals of instanties, zoals een bedrijfsarts, juridische hulp of externe counseling.
Formele klacht: In sommige gevallen kan de medewerker besluiten om een formele klacht in te dienen. De vertrouwenspersoon kan hierbij begeleiding en advies bieden.
4. Waarborging van vertrouwelijkheid
Geheimhoudingsplicht: De vertrouwenspersoon heeft een strikte geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat alles wat met de vertrouwenspersoon wordt besproken, vertrouwelijk blijft.
Dossiervorming: Hoewel de vertrouwenspersoon aantekeningen kan maken voor eigen gebruik, worden deze aantekeningen anoniem bewaard en zijn ze niet toegankelijk voor anderen binnen de organisatie.
Geen rapportage zonder toestemming: De vertrouwenspersoon zal nooit informatie delen met derden, inclusief het management van de organisatie, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de medewerker.
Een vertrouwenspersoon speelt een cruciale rol in het faciliteren van een veilige en vertrouwelijke omgeving voor medewerkers om hun zorgen te uiten. Door een duidelijk begrip van de procedure en waarborging van vertrouwelijkheid, kunnen bedrijven hun medewerkers verzekeren dat hun welzijn en privacy worden beschermd. Het op de juiste manier inzetten van een vertrouwenspersoon kan bijdragen aan een gezondere en transparantere werkomgeving.
Waarom een GORT vertrouwenspersoon?
In een tijd waarin organisaties streven naar transparantie, integriteit en welzijn van medewerkers, is de keuze voor een vertrouwenspersoon van essentieel belang. Maar waarom zou je specifiek kiezen voor een GORT vertrouwenspersoon? GORT, bekend om zijn professionele en integere aanpak, biedt externe vertrouwenspersonen die een aantal duidelijke voordelen hebben. Allereerst brengt een externe vertrouwenspersoon van GORT een onbevooroordeeld perspectief mee. Zonder banden of eerdere interacties binnen de organisatie kunnen zij met een frisse blik naar situaties kijken. Dit draagt bij aan een gevoel van objectiviteit en vertrouwen voor medewerkers die hun zorgen willen delen. Daarnaast staat GORT bekend om de hoge kwaliteit van training en ervaring van hun professionals, wat zorgt voor effectieve ondersteuning en bemiddeling in diverse situaties. De combinatie van professionaliteit, objectiviteit en de mensgerichte aanpak maakt een GORT vertrouwenspersoon een waardevolle toevoeging voor elke organisatie die het welzijn van haar medewerkers hoog in het vaandel heeft staan.
Veelgestelde vragen over de vertrouwenspersoon
Wat doet een vertrouwenspersoon precies?
Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een veilige plek om te spreken over problemen of zorgen binnen de organisatie, met name bij zaken als ongewenst gedrag, integriteitskwesties of persoonlijke problemen die het werk beïnvloeden. De vertrouwenspersoon luistert, adviseert, ondersteunt en kan helpen bij het zoeken naar oplossingen of het doorverwijzen naar de juiste instanties.
Kan een vertrouwenspersoon sancties opleggen of actie ondernemen tegen een dader?
Nee, een vertrouwenspersoon kan geen sancties opleggen of directe actie ondernemen tegen een dader. De rol van de vertrouwenspersoon is primair ondersteunend en adviserend voor de melder.
Is wat ik deel met een vertrouwenspersoon vertrouwelijk?
Ja, wat je deelt met een vertrouwenspersoon is in principe altijd vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon zal zonder jouw toestemming geen informatie doorgeven aan anderen binnen de organisatie.
