Tegenwoordig vormt het beoordelen van werknemers een belangrijk onderdeel van leidinggeven. Goed functionerende medewerkers zijn namelijk van groot belang voor het succes van de organisatie. Door medewerkers te beoordelen wordt geprobeerd om objectief vast te stellen hoe ze functioneren. Een functioneringsgesprek, waarbij een leidinggevende en medewerker samen het functioneren van de laatste tijd bespreken, vormt vervolgens de basis om medewerkers waar nodig bij te sturen. Dit laatste kan alleen effectief gebeuren als er bepaalde regels in oog worden gehouden. Daarom bieden onze coaches van GORTcoaching.nl je 5 tips om deze gesprekken zo goed mogelijk te laten verlopen.
1. Plan functioneringsgesprekken regelmatig in. Het bijsturen van medewerkers kan alleen effectief gebeuren als het beoordelen zo vaak mogelijk plaatsvindt. Zorg dus dat je niet één keer in het jaar een functioneringsgesprek houdt, maar plan regelmatig een dergelijk gesprek in met je werknemer. Op deze manier blijf je op de hoogte van het functioneren van je werknemer en heb je de mogelijkheid om hem of haar waar nodig bij te sturen. Bovendien wordt er door het regelmatig houden van gesprekken voorkomen dat alle opmerkingen en feedback bewaard blijven tot dat ene jaarlijkse beoordelingsgesprek. Door regelmatig te praten met je medewerker weten jullie van elkaar hoe er naar zijn of haar bijdrage gekeken wordt.
2. Neem de rol aan van begeleider. Het doel van een functioneringsgesprek is het onder de loep nemen van het functioneren van de werknemer en waar nodig dit functioneren te verbeteren. Niet de werkresultaten uit het verleden staan centraal, maar het heden en de toekomst. Zorg daarom dat je niet de rol van scheidsrechter aan neemt en blijft hangen in het bekritiseren van werkzaamheden uit het verleden. Stel je op als een begeleider en ga samen op zoek naar oplossingen om dit functioneren te optimaliseren. Zijn de huidige arbeidsomstandigheden een belemmering voor het presteren van je werknemer? Bespreek dan samen mogelijke oplossingen om deze omstandigheden te verbeteren. Ervaart je medewerker problemen bij het uitoefenen van zijn functie? Ga samen op zoek naar mogelijke om- en bijscholing. In dit proces is het zeer belangrijk dat je flexibel bent en je aanpast naargelang de behoeften van je werknemers.
3. Zorg voor tweerichtingsverkeer. Voor het bereiken van effectieve resultaten en het verhogen van de motivatie bij de werknemer is het belangrijk dat je het machtsverschil tussen jou en de werknemer zo klein mogelijk houdt. Zorg bijvoorbeeld tijdens het gesprek voor een gelijkwaardige positie. Ga samen met de werknemer waarmee je een gesprek hebt aan dezelfde tafel zitten, bijvoorbeeld aan twee zijden van een tafelhoek. Daarnaast is het ook verstandig om de medewerker zelf de kans te geven om zichzelf te beoordelen. Laat je werknemer een lijstje met onderwerpen opstellen die hij of zij wilt bespreken. Door je werknemer een stem te geven wordt het verantwoordelijkheidsgevoel verhoogd en blijft hij of zij gemotiveerd. Dit maakt het waarschijnlijker dat gedrag wordt aangepast.
4. Gebruik VIB: Vertel, Inventariseer, Bedenk oplossingen. Het aanhouden van een goede structuur is belangrijk bij het voeren van een functioneringsgesprek. Een methode die is aan te bevelen is de VIB: Vertel, Inventariseer en Bedenk oplossingen. Start een functioneringsgesprek met het introduceren van een onderwerp en geef rustig en concreet een toelichting. Zorg hierbij voor zoveel mogelijk voorbeelden. Inventariseer vervolgens de reacties van je werknemer die hierop volgen. Luister actief, maar laat je eigen mening buiten het gesprek. Bedenk hierna samen met je werknemer oplossingen voor het probleem. Houd hierbij rekening met tip 3. Zorg dat suggesties voor oplossingen ook vanuit de werknemer komen.
5. Maak aantekeningen en duidelijke afspraken. Nadat een probleem besproken en onderzocht is en oplossingen zijn bedacht, is het heel belangrijk dat deze oplossingen worden vastgelegd. Doe je dit niet, dan ontstaat vaak een situatie die men omschrijft als “We drinken een glas, we doen een plas en alles blijft zoals ‘t was…”. Zorg dus dat de afspraken die je met je medewerker maakt concreet zijn en leg de gemaakte afspraken vast. Dit kan heel simpel door een formulier te maken waarop je aan het eind van het functioneringsgesprek alle doelstellingen schrijft. Dit formulier geef je vervolgens ook mee aan de betreffende werknemer zodat hij of zij nog eens kan nalezen wat jullie precies hebben afgesproken. In een volgend functioneringsgesprek kunnen deze gemaakte afspraken en doelstellingen het uitgangspunt vormen.
Plan hier een gratis oriëntatiegesprek met een coach voor een van uw medewerkers »
