Integriteit en veiligheid zijn twee kernwaarden die onlosmakelijk verbonden zijn met het goed functioneren van elke organisatie. Een organisatie die integriteit en veiligheid hoog in het vaandel heeft staan, heeft meer kans om op lange termijn succesvol te zijn. Niet alleen omdat dit bijdraagt aan een positief imago, maar vooral omdat werknemers zich gewaardeerd, veilig en gerespecteerd voelen. Een van de belangrijkste instrumenten om deze waarden te waarborgen is de functie van de vertrouwenspersoon.
Cruciale bijdrage aan integriteit en veiligheid
De vertrouwenspersoon is niet zomaar een rol binnen de organisatie. Het is een essentiële functie die, wanneer correct geïmplementeerd, een cruciale bijdrage kan leveren aan de integriteit en veiligheid binnen de organisatie. Uit onderzoek blijkt inderdaad dat een goed ingerichte vertrouwensfunctie de meldingsbereidheid verhoogt (Huis voor Klokkenluiders, 2019). Wanneer werknemers weten dat er een onafhankelijke, discrete en toegankelijke persoon is bij wie ze terecht kunnen met hun zorgen of klachten, zijn ze eerder geneigd om daadwerkelijk hun stem te laten horen.
Echter, de kracht van de vertrouwenspersoon komt pas echt tot zijn recht als deze rol ingebed is in een breder arbo- en integriteitsbeleid. Een vertrouwenspersoon kan de zorgen van werknemers weliswaar aanhoren, maar als er binnen de organisatie geen structuren en beleid zijn om deze zorgen aan te pakken en te voorkomen, dan is het effect beperkt.
Bron:Huis voor Klokkenluiders. (2019). Integriteit in de praktijk: De vertrouwenspersoon
Verantwoordelijkheid voelen en bijdragen aan de werkcultuur
Integriteit en veiligheid gaan verder dan alleen beleid en procedures; het gaat over het creëren van een cultuur waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt en bijdraagt. Dit vergt een holistische benadering waarin niet alleen de vertrouwenspersoon, maar ook leiderschap, HR, medewerkers en andere relevante functionarissen samenwerken.
Het ontwikkelen van zo’n cultuur is geen eenvoudige opgave. Het vereist een goed doordachte strategie, leiderschap dat het voorbeeld geeft en een voortdurende inspanning om de waarden van integriteit en veiligheid te integreren in alle facetten van de organisatie. Daarnaast is coördinatie essentieel. Zonder een overkoepelend orgaan of mechanisme dat zorgt voor consistentie en samenhang tussen de verschillende maatregelen, kan het beleid gefragmenteerd raken en zijn effectiviteit verliezen.
Daarom is het essentieel dat organisaties niet alleen investeren in het opzetten van een effectieve vertrouwensfunctie, maar ook in het waarborgen van de samenhang met breder beleid en andere relevante functies binnen de organisatie. Alleen op deze manier kan een organisatie daadwerkelijk een veilige en integere omgeving creëren waarin elke werknemer zich gewaardeerd, gerespecteerd en beschermd voelt.
De gedragscode
In het hedendaagse zakelijke en bestuurlijke landschap is een gedragscode een cruciaal element geworden voor een transparante, ethische en verantwoorde bedrijfsvoering. Bij grotere, beursgenoteerde organisaties en overheidsinstellingen wordt een dergelijke code vaak gezien als een inherent onderdeel van ‘good governance’. Een gedragscode schetst duidelijk de grenzen van acceptabel en wenselijk gedrag binnen de organisatie. Het benadrukt welk gedrag wordt aangemoedigd en specificeert tegelijkertijd welke acties of gedragingen niet worden getolereerd en eventueel kunnen leiden tot sancties.
Toch is het opmerkelijk dat voor vele kleinere organisaties een gedragscode nog geen gevestigde norm is. Dit ondanks de evidentie dat zo’n code kan bijdragen aan duidelijkheid, vertrouwen en een uniforme aanpak van ethische dilemma’s binnen het bedrijf. Voor een vertrouwenspersoon vormt de gedragscode een essentieel onderdeel. Het biedt een objectieve maatstaf waartegen specifieke gedragingen kunnen worden afgewogen. Bovendien geeft het de vertrouwenspersoon een solide basis bij het adviseren over complexe morele vraagstukken.
Het maximale effect
De rol van de vertrouwenspersoon is van onschatbare waarde voor het bevorderen van integriteit en veiligheid in organisaties. Maar het maximale effect wordt alleen bereikt wanneer deze functie is geïntegreerd in een bredere aanpak die zich richt op zowel de cultuur als de structuur van de organisatie. Organisaties die dit erkennen en ernaar handelen, zetten grote stappen naar een toekomst waarin hun werknemers zich echt thuis voelen.
