Klachtenreglement GORTcoaching BV

Klachtenreglement GORTcoaching B.V.

GORTcoaching B.V. – Amsterdam – 68173717

GORTcoaching B.V. (hierna: GORT) hecht veel waarde aan goed contact met klanten en andere belanghebbenden. Tevredenheid staat hoog in het vaandel. Mocht je, om welke reden dan ook, niet tevreden zijn naar aanleiding van het gebruik van onze diensten, dan vernemen we dat graag.

Doel van het klachtenreglement

Dit klachtenreglement is opgesteld als een laagdrempelige manier om:

• duidelijkheid te bieden over de procedure die wordt gevolgd wanneer er een klacht wordt ingediend met betrekking tot de dienstverlening van GORT;
• tegemoet te komen aan de indiener van de klacht en het zo goed mogelijk oplossen van zijn/haar onvrede;
• bij te dragen aan de kwaliteitsverbetering van de dienstverlening van GORT.

Wij willen leren van onze fouten door te luisteren en, mogelijk samen met jou, te werken aan het verbeteren van onze dienstverlening. Een klacht kan betrekking hebben op alle aspecten van onze dienstverlening.

Hieronder staat beschreven hoe je kenbaar kunt maken indien je niet tevreden bent. Daarnaast vind je hier een uitleg hoe we je klacht/melding behandelen.

 

Artikel 1: Definities

Klacht: een klacht is een uiting van ontevredenheid over de geleverde diensten van GORT of het handelen van een professional, medewerker of directielid die namens GORT optreedt. De klacht wordt schriftelijk ingediend en klager geeft duidelijk aan waarover de ontevredenheid bestaat.

Coachee/cliënt: eenieder die feitelijk deelneemt of heeft deelgenomen aan coachtraject, een training, een opleiding of begeleidingstraject van GORT of die zich definitief hiervoor heeft aangemeld.

Diensten: Alle diensten die door GORT worden aangeboden of georganiseerd.

De directie: directie van GORT: drs. Thomas Gaakeer.

Professional/coach/psycholoog/trainer/mediator: De natuurlijk persoon die in opdracht van GORT (onderdelen van) de coaching, het begeleidingstraject, de training of het mediationtraject uitvoert.

GORT: GORTcoaching B.V., kantoorhoudend te Amsterdam-Duivendrecht op de Pieter Braaijweg 203 en ingeschreven is in de handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 68173717.

Klacht: Een conform dit reglement geuit bezwaar over het (beroepsmatig) handelen (doen of nalaten) van één van de diensten van GORT of van een professional, medewerker of directielid die in opdracht van GORT werkt.

Klager: De persoon die een schriftelijke klacht heeft ingediend.

Artikel 2. Indienen van een klacht

2.1 Een klacht kan schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij:

GORTcoaching B.V.
Pieter Braaijweg 203
1114 AJ Amsterdam
vragen@gortcoaching.nl

2.2 Een klacht dient te bevatten:

Naam en contactgegevens van de klager.

Een duidelijke omschrijving van de klacht.

Datum van het incident waarover de klacht gaat.

De naam van de professional waarop de klacht betrekking heeft (indien van toepassing).

2.3 De klager wordt in zijn klacht niet ontvankelijk verklaard indien:

• De klacht anoniem wordt ingediend.
• De feiten, omstandigheden of gebeurtenissen waarover wordt geklaagd langer dan 6 maanden voor indiening van de klacht hebben plaatsgevonden, tenzij klemmende redenen de overschrijding van deze termijn rechtvaardigen.
• Door klager – ook na het verzoek om deze alsnog te verstrekken – niet de minimaal vereiste gegevens worden overgelegd zoals beschreven in artikel 2.2.

3. Behandeling van de klacht

3.1 Ontvangstbevestiging

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht ontvangt de klager een schriftelijke ontvangstbevestiging.

3.2 Onderzoek

De klacht wordt onderzocht door de directie of een door de directie aangewezen persoon. Indien nodig kan er aanvullende informatie bij de klager of betrokken medewerker/coach worden opgevraagd.

3.3 Reactietermijn

Binnen vier weken na ontvangst van de klacht ontvangt de klager een inhoudelijke reactie, tenzij dit om gegronde redenen niet haalbaar is. In dat geval wordt de klager op de hoogte gesteld van de verlenging van de termijn, met uitleg over de redenen daarvoor.

3.4 Oplossing

We onderscheiden bij het omgaan met klachten vier werkwijzen.

Optie 1, direct oplossen: Eenvoudige en snel oplosbare klachten worden meteen behandeld. Voorbeeld van een direct oplosbare klacht: klager heeft de indruk dat er een fout staat op de factuur. In een dergelijk geval proberen we dit zo snel mogelijk op te lossen.

Optie 2, bemiddeling door contactpersoon: in eerste instantie proberen wij samen met klager en de betreffende contactpersoon bij GORT te overleggen en in een goed gesprek te achterhalen wat de klacht is, waardoor deze veroorzaakt wordt en wat de stappen kunnen zijn om deze op te lossen. Dit overleg kan telefonisch plaatsvinden, maar ook bij GORT op kantoor.

Indien de klager niet tevreden is met de voorgestelde oplossing zijn er verschillende opties.

Optie 3, geschillenbeslechting: klager en GORT wenden zich tot artikel 13 (Geschillenbeslechting) van de Algemene Voorwaarden (link: https://gortcoaching.nl/algemene-voorwaarden/)

Optie 4, klacht indienen bij beroepsvereniging professional: klager kan de klacht voorleggen aan de beroepsvereniging indien het een klacht betreft over een professional betreft die daarbij is aangesloten. Kijk voor de beroepsvereniging van de betreffende professional op zijn/haar profiel.

4. Vertrouwelijkheid

Alle klachten worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld. De informatie over de klacht wordt alleen gedeeld met de personen die direct bij de behandeling van de klacht betrokken zijn.

5. Bewaartermijn

Klachten en de bijbehorende correspondentie worden gedurende vijf jaar bewaard in een klachtenregister.