U leest het goed ja, stressvrije productiviteit. Klinken die twee woorden niet als muziek in de oren? Dit artikel geeft u praktische tips om dit gevoel te bereiken, gebaseerd op het boek ‘Getting Things Done’ van David Allen.
Wanneer we de vraag krijgen hoe het met ons gaat, antwoorden we vaak: druk! Dit constante gevoel van drukte wordt veroorzaakt doordat we continu bezig zijn met wat we allemaal nog moeten doen en hoe we dit gaan aanpakken. Waarschijnlijk heeft u nu, terwijl u dit leest, meerder onafgemaakte taken in uw hoofd. Continu bent u bezig de taken niet te vergeten, wat dus energie kost en een gevoel van drukte geeft. Dit zorgt ervoor dat we niet volledig ‘engaged’ zijn met wat we op dit moment doen. We voelen dus én een vorm van stress, én zijn daardoor minder productief. Het sleutelwoord naar succes is systematiseren. Dingen hoeven niet gelijk uitgevoerd te worden, maar op de juiste manier te worden gesystematiseerd. Op deze manier hoeft uw hoofd er niet continu aan te denken en kunt u zich volledig focussen op waar u nu mee bezig bent. Dat klinkt goed, maar hoe doen we dat?
Stap 1. Verzamelen
Alles wat in uw leven nog gedaan moet worden verzamelt u op 1 plek. Maar dan ook echt alles. Dit zijn de dagelijkse taken, uw werkgerelateerde taken en tot slot taken die u al lang van plan bent uit te voeren, maar die er nooit van komen. U verzamelt dit in het zogeheten ‘inbakje’. Past het niet in uw inbakje? Noteer dan de taak op een papier en plaats het hier alsnog in.
Stap 2. Beslissen
Beslis vervolgens wat u met alle taken in het inbakje gaat doen. Zit er een actie voor u in, ja of nee? Indien ja, dan geldt de gouden regel: wanneer iets in 2 minuten gedaan kan worden, doe dit dan direct! Kost de taak meer dan 2 minuten, delegeer de taak of stel het uit. Uitstellen kan door de activiteit op een eerstvolgende acties-lijst te plaatsen, zodat u het niet hoeft te onthouden.
Stap 3. Organiseren
Hoe u alles opslaat, waar, op welke lijst en onder welke naam valt allemaal onder organiseren. Dit is een belangrijke stap, aangezien een goed georganiseerd systeem het brein rust kan geven. ‘Alles wat ik nog moet doen hoef ik niet te onthouden, maar is goed georganiseerd en kan ik makkelijk terugvinden’. Twee belangrijke lijsten zijn uw projectenlijst en uw eerstvolgende acties-lijst.
Stap 4. Reflecteren
Dit houdt in dat u met regelmaat naar uw lijsten kijkt. Uw eerstvolgende acties-lijst bijvoorbeeld elke dag, en uw projectenlijst wekelijks. Wanneer u dit niet doet, gaan uw hersenen toch weer proberen te onthouden wat er op die lijsten staat en bent u weer terug bij af.
Neem de eerste keer uitgebreid de tijd om dit proces te doorlopen. U zult veel meer overzicht en rust ervaren. Daarna is het slechts een kwestie van bijhouden. Lijkt dit stressvrije en productieve leven u wat en wilt u hier meer informatie over? Laat u inspireren door deze TED Talk van David Allen of lees zijn boek Getting Things Done!
Zou u begeleiding willen met stressvrij produceren? Plan dan een vrijblijvend oriëntatie-gesprek in bij een van onze stress coaches.
