6 regels voor het geven van feedback

Wat is feedback?

Feedback is een belangrijk hulpmiddel om te bepalen of dingen op de goede manier gaan of dat verandering/verbetering nodig is. Zowel het geven als het ontvangen van feedback is belangrijk bij het verzamelen van informatie over de huidige gang van zaken en het bewust worden van de sterke punten en verbeterpunten en het ondersteunen van effectief gedrag.

”Feedback is the breakfast of champions” ~ Ken Blanchard, onderzoeker management en leiderschap

”Feedback is the fuel that drives improved performance” ~ Eric Parsloe, internationaal coach-mentor

Waarom is feedback zo belangrijk?

Het is bewezen dat ontvangers van feedback meer waarde hechten aan de feedback wanneer ze de gever beschouwen als een rolmodel, en hem of haar dus respecteren. Als we nooit feedback zouden ontvangen zouden we niet leren hoe we onze prestaties kunnen verbeteren. We zouden dan leven in de illusie dat alles goed is zoals het is en geen verandering nodig is of verschil zal maken. Het kennen van je eigen vaardigheden en capaciteiten is erg belangrijk om te kunnen groeien. Daarom is zowel het geven als het ontvangen van feedback erg belangrijk.

Verschillende soorten feedback

Het sandwich model

Iedereen heeft vast wel eens gehoor van het ‘sandwich’ model. Dit model begint en eindigt met positieve feedback, denk bijvoorbeeld aan een compliment: ‘ik vind dat je het echt goed doet’ of ‘het was echt heel fijn dat je de vorige opdracht zo snel had opgepakt’. De meer kritische feedback wordt dan precies tussen deze twee complimenten geplaatst, bijvoorbeeld ‘het viel me wel op dat je al meerdere keren een verslag hebt ingeleverd met veel grammaticale fouten’. Belangrijk bij deze methode is dat je dit niet te vaak toepast, omdat de ontvanger er dan aan zal wennen en na het ontvangen van een compliment alleen maar denkt ‘maar…?’.

Het pendleton model

Deze methode maakt gebruik van vragen stellen aan de ontvanger, om te stimuleren dat hij er zelf over nadenkt. Bijvoorbeeld door te vragen: wat denk jij dat goed is gegaan? Of wat denk je dat beter had kunnen gaan? Hoe denk je dit te gaan bereiken?

De regels van feedback

1. De feedback moet specifiek en the point

Wanneer we feedback geven is het cruciaal om duidelijk en concreet aan te geven wat je aan het gedrag van de ander niet goed vindt en graag verbeterd ziet. Vage opmerkingen kunnen verwarrend zijn voor de ontvanger en leiden tot niet effectieve verandering. Het punt van de feedback zal dan verloren gaan. Door specifieke voorbeelden te geven, kan de ontvanger beter begrijpen wat er precies aan de hand is en hoe ze het kunnen aanpakken. Het is belangrijk dat u duidelijk en concreet aangeeft, wat u aan het gedrag van de ander niet goed vindt.

2. de feedback moet beschrijvend zijn en betrekking hebben op gedragsaspecten

Beschrijf in je feedback precies wat er gebeurde, zodat de ander zijn gedragingen zal herkennen. Anders kan het ervoor zorgen dat de ontvanger zich aangevallen zal voelen. Zeg dus niet alleen wanneer je feedback geeft ‘je doet dit fout’, maar beschrijft het effect en de gevolgen van het gedrag van de ander. Dit doe je door bijvoorbeeld te zeggen ‘jouw werkhouding zorgt er soms voor dat …’.

3. Beide partijen moeten hun voordeel met de feedback kunnen doen

Feedback moet een waardevol leermoment zijn voor zowel de gever als de ontvanger. Het is van belang om na te denken of de feedback relevant en behulpzaam is voor de ontvanger. Bedenk of je commentaar de ander kan helpen. Heeft hij er wat aan? Commentaar geven op punten waar de ander niets aan kan doen, kan er enkel voor zorgen dat de ontvanger gedemotiveerd raakt en bovendien kan het de bereidheid tot verandering verminderen.

4. de Feedback moet actueel zijn

Feedback is het meest effectief wanneer het direct na het incident wordt gegeven. Als het gaat om een situatie op de werkvloer, wacht dan dus niet op een officieel gespreksmoment, als deze niet ingepland is op korte termijn. Koppel feedback dus altijd direct terug. Hierdoor is de gebeurtenis vers in het geheugen van beide partijen, waardoor de feedback concreter en relevanter wordt. Op deze manier kun je concreter zijn en is de kans groter dat de ander het herkent. Vertraagde feedback kan leiden tot vervaging van details en miscommunicatie. Wanneer feedback gegeven is op de werkvloer is het wel een goed idee om hier tijdens het functionerings- of beoordelingsgesprek op terug te komen. Je zou dan bijvoorbeeld kunnen bespreken hoe de ontvanger van de feedback dit heeft aangepakt en er een compliment over kunnen geven als het is opgelost. Als dit niet het geval is kun je de feedback nogmaals bespreken en beoordelen.

5. de ontvanger moet de feedback willen ontvangen

Alhoewel er wordt aangeraden om de feedback direct te geven na het incident, kan het in sommige situaties handiger zijn om toch even te wachten. Wanneer emoties namelijk hoog opgelopen zijn bij de ontvanger van feedback, kan het toch verstandig zijn om te wachten tot beide partijen rustiger zijn en openstaan voor een constructief gesprek. Op deze manier kan de feedback beter worden geaccepteerd en verwerkt. Ga dus altijd na of het wel een juist moment is om de feedback te geven.

6. wissel ondersteunende en corrigerende feedback met elkaar af

Positieve, ondersteunende feedback is minstens zo belangrijk als corrigerende feedback. Iedereen vindt het fijn om regelmatig een compliment te ontvangen. Dit is een bevestiging dat je op de goede weg bezig bent. Daarom is het van belang om ook positieve feedback te geven, wanneer een persoon iets goed doet. Op deze manier zal corrigerende feedback ook beter ontvangen worden. Alleen maar corrigerende feedback zal uiteindelijk erg demotiverend werken.

Hulp nodig?

Wanneer u deze regels toe past, zult u prima in staat zijn om goede feedback te geven. Daarnaast zijn onze coaches altijd bereid om u hiermee te helpen!