Thuiswerken en de waarde van kantoor

Thuiswerken is soms heerlijk. Maar werk is meer dan je taken uitvoeren.

Naar aanleiding van ons EenVandaag-item over de terugkeer naar kantoor

Een wasje tussendoor. Geen reistijd. Geen collega die even binnenloopt terwijl je net lekker geconcentreerd bezig bent. Je eigen koffie, je eigen stoel en misschien zelfs je hond naast je bureau.

Natuurlijk: thuiswerken heeft voordelen.

Maar de vraag die we ons volgens mij te weinig stellen is een andere:

Wat verliezen we als thuiswerken niet meer af en toe de uitzondering is, maar de standaard?

Onlangs was ik te zien in een item van EenVandaag over de discussie rond thuiswerken en de wens van steeds meer werkgevers om medewerkers weer vaker naar kantoor te laten komen.

Bekijk het EenVandaag-artikel over thuiswerken en de terugkeer naar kantoor

In het interview zei ik iets wat misschien simpel klinkt:

Net als dat thuis de allerbeste plek is om thuis te zijn en de gym de beste plek voor een work-out, is kantoor de plek die bij uitstek geschikt is om te werken.

Daarmee bedoel ik nadrukkelijk niet dat iedereen vijf dagen per week op kantoor moet zitten.

Een dag thuiswerken kan heerlijk zijn. Soms is het zelfs de beste keuze.

Maar structureel 100% thuiswerken vind ik vanuit arbeidspsychologisch perspectief een ander verhaal.

Werk is meer dan je takenlijst afwerken

Als je thuiswerkt, kun je heel efficiënt zijn.

Je opent je laptop. Je werkt je mails weg. Je maakt je rapport. Je hebt je Teams-meeting. Je sluit je laptop. Taak uitgevoerd.

Maar daarmee is nog niet gezegd dat je ook goed gewerkt hebt. Want een goede werkdag bestaat uit veel meer dan individuele productie.

Je leert van collega’s. Je hoort hoe iemand anders naar een probleem kijkt. Je vangt een idee op tijdens een gesprek dat eigenlijk over iets anders ging. Je ziet dat een collega ergens enthousiast over is en denkt: hé, daar wil ik ook iets mee. Je loopt even bij iemand langs om iets te vragen en vijf minuten later blijkt dat jullie samen een probleem hebben opgelost waar anders drie meetings voor nodig waren.

Dat soort interacties zijn moeilijk te plannen. En juist daardoor zijn ze waardevol.

Een onderzoek onder meer dan 48.000 medewerkers onderzocht innovatie tijdens werken op kantoor, volledig thuiswerken en hybride werken. De hoeveelheid ideeën veranderde bij volledig thuiswerken niet sterk, maar de kwaliteit van de ideeën nam wel af. In de daaropvolgende hybride periode daalde bovendien het aantal ideeën. De onderzoekers wijzen onder andere op het verdwijnen van spontane interacties en hogere kosten van samenwerking en afstemming.

Dat is precies het soort effect dat je in organisaties niet altijd direct in een productiviteitsdashboard terugziet.

Je kunt heel productief zijn en toch minder waarde toevoegen

Dit is misschien wel het belangrijkste onderscheid in deze discussie: productiviteit is niet hetzelfde als waardecreatie.

Als je alleen kijkt naar individuele taken, kan thuiswerken uitstekend werken. Zeker voor werkzaamheden die concentratie en weinig overleg vragen.

Maar veel functies bestaan niet alleen uit uitvoeren. Ze bestaan ook uit: kennis delen; collega’s opleiden; elkaar scherp houden; ideeën ontwikkelen; problemen samen oplossen; cultuur opbouwen; nieuwe medewerkers meenemen; feedback geven; elkaar inspireren; en samen beslissingen nemen.

Dat laatste wordt onderschat. Op kantoor hoef je voor veel kleine beslissingen geen afspraak in te plannen. Je draait je stoel om.

“Wat vind jij hiervan?”

“Zullen we het zo doen?”

“Kun jij hier even naar kijken?”

“Wacht, als we dit combineren met dat…”

Klaar.

Thuis wordt hetzelfde proces al snel een berichtje, een Teams-call, een mailtje en vervolgens een afspraak omdat de ander toevallig niet beschikbaar is. Niet omdat mensen minder hard willen werken, maar omdat de sociale infrastructuur van samenwerken ontbreekt.

De stille kracht van collega’s

Er is nog iets wat we vaak vergeten: mensen beïnvloeden elkaar. We zijn sociale wezens.

Onderzoek naar peer effects op de werkvloer laat zien dat de aanwezigheid en het gedrag van collega’s invloed kunnen hebben op de prestaties van anderen. In een klassiek onderzoek van Mas en Moretti bleken medewerkers productiever wanneer zij werden omringd door collega’s met een hogere productiviteit, vooral wanneer die collega’s daadwerkelijk zichtbaar en dichtbij waren.

Dat mechanisme gaat niet alleen over productiviteit. Het gaat ook over motivatie.

Je kent het waarschijnlijk uit je eigen leven. Als je naast iemand zit die enthousiast aan het werk is, ergens volledig voor gaat en zichtbaar plezier heeft in wat hij of zij doet, kan dat iets met jou doen.

Je denkt:

Kom, ik ga ook.

Dat is geen rationele beslissing. Het gebeurt bijna vanzelf.

Ook experimenteel onderzoek naar collega’s en motivatie laat zien dat mensen gemotiveerd kunnen raken door de aanwezigheid van sterk presterende collega’s.

En andersom kan het natuurlijk ook. Een negatieve, ongemotiveerde collega kan energie kosten.

Precies daarom is de samenstelling en sfeer van een kantoor zo belangrijk.

Je leert minder als je alleen werkt

Vooral voor jonge medewerkers vind ik dit een belangrijk punt.

Een starter leert niet alleen uit een handboek, training of Teams-call. Een groot deel van leren gebeurt door mee te kijken.

Hoe pakt een senior een lastig gesprek aan? Hoe formuleert iemand een goede mail? Wanneer maakt een manager wél een beslissing en wanneer juist niet? Hoe reageert een ervaren collega op een boze klant? Wat bespreek je wel en niet met een klant? Wat is hier eigenlijk de ongeschreven regel?

Dat soort kennis is voor een groot deel impliciet. Je leert het doordat je erbij bent. En dat wordt veel moeilijker wanneer je collega’s voornamelijk als kleine gezichtjes op een scherm ziet.

Interessant is dat recent onderzoek uit Japan laat zien dat ook binnen volledig remote werk de aanwezigheid van zeer ervaren collega’s een positieve invloed kan hebben op de productiviteit van minder ervaren medewerkers. Bij medewerkers met de kortste anciënniteit was dat effect het sterkst.

Dat onderzoek bewijst niet dat iedereen naar kantoor moet. Maar het onderstreept wel iets belangrijks:

Wie er om je heen werkt, doet ertoe.

En dan is er nog iets: menselijkheid

Misschien is dit wel mijn grootste bezwaar tegen 100% thuiswerken.

Werk wordt snel heel functioneel.

Taak erin. Taak eruit. Meeting. Mail. Deadline. Volgende.

Maar mensen zijn geen productie-eenheden.

Op kantoor zie je iemand binnenkomen die duidelijk niet lekker in zijn vel zit. Je merkt dat iemand ergens mee zit. Je ziet enthousiasme. Je hoort aan iemands stem dat een idee belangrijk voor hem is.

Je maakt een grap. Je drinkt samen koffie. Je viert een succes. Je hebt een gesprek dat nergens op de agenda stond.

En juist die ogenschijnlijk onproductieve momenten zijn vaak onderdeel van wat een organisatie menselijk maakt.

Onderzoek onder ruim 41.000 Nederlandse werknemers tijdens de coronaperiode vond dat thuiswerkers gemiddeld duidelijk meer sociale isolatie rapporteerden dan werknemers die op locatie werkten; hybride werkers zaten daar tussenin.

Dat betekent niet dat thuiswerken automatisch eenzaam maakt. Wel dat we het sociale aspect van werk serieus moeten nemen.

Het kantoor moet dan wél goed zijn

En hier zit wat mij betreft de crux.

Als werkgevers zeggen:

“Iedereen moet weer naar kantoor.”

Dan is mijn antwoord:

Prima. Maar dan moet je er ook voor zorgen dat kantoor daadwerkelijk de beste plek is om te werken.

Je kunt niet verwachten dat mensen enthousiast worden van een kantoortuin met tl-verlichting, slechte akoestiek, een wiebelend bureau en een vergaderruimte zonder daglicht.

Als je medewerkers uit hun eigen huis haalt, waar ze hun eigen temperatuur, stoel, muziek en omgeving kunnen bepalen, moet je daar iets tegenover zetten.

Een kantoor moet aantrekkelijk zijn. Een plek waar je graag naartoe gaat. Waar je goed kunt werken én waar je collega’s wilt ontmoeten. Waar ruimte is voor concentratie én samenwerking. Waar licht, temperatuur, akoestiek, groen, eten en ontspanning serieus worden genomen.

Dat is geen luxe. Dat is een arbeidsvoorwaarde.

En uiteindelijk ook een investering in motivatie, verbinding en gezondheid.

Niet terug naar vroeger, maar vooruit

Ik denk daarom dat we moeten stoppen met de tegenstelling: thuiswerken óf kantoor.

De echte vraag is:

Welke manier van werken helpt mensen en organisaties om het beste te functioneren?

Voor sommige werkzaamheden is thuis de beste plek. Voor diepe concentratie bijvoorbeeld. Voor sommige mensen kan één of twee dagen thuis enorm prettig zijn.

Maar voor samenwerking, leren, cultuur, verbinding, creativiteit en motivatie heeft samen zijn een unieke waarde.

Een interessante middenweg is daarom niet:

“Iedereen moet altijd op kantoor zijn.”

Maar ook niet:

“Iedereen kan altijd thuiswerken.”

Het is:

We kiezen bewust waar we werken, afhankelijk van wat we die dag moeten bereiken.

En als we samenwerken, leren, creëren en elkaar willen inspireren, is het moeilijk om de kracht van fysiek samenzijn volledig te vervangen door een scherm.

Misschien moeten we werk weer wat meer als werk zien

We hebben thuiswerken de afgelopen jaren enorm geoptimaliseerd. We hebben geleerd hoe we vanuit de logeerkamer, keuken of zolder onze laptop openklappen en onze werkzaamheden kunnen uitvoeren.

Maar misschien zijn we daarbij iets vergeten.

Werk is niet alleen wat je individueel produceert.

Werk is ook de mensen om je heen. De energie van een team. De collega die je iets leert. De senior die je inspireert. De starter die een verrassend idee heeft. De spontane oplossing bij het koffieapparaat. De gezamenlijke lunch. Het lachen. De discussie. Het elkaar scherp houden. Het gevoel dat je ergens samen aan bouwt.

Dat krijg je niet volledig uit een Teams-call.

Dus ja:

Werkgevers mogen best opnieuw nadenken over de plek waar gewerkt wordt.

Maar dan moeten ze ook de moed hebben om te investeren in een kantoor waar mensen willen zijn.

Want misschien is de beste manier om mensen weer naar kantoor te krijgen helemaal niet:

“Je moet.”

Maar:

“Je wilt hier zijn.”

— Tosca Gort, arbeidspsycholoog en oprichter van GORTcoaching