We kennen het allemaal wel: zó veel te doen en zó weinig tijd. Soms zien we door de bomen het bos niet meer en verliezen we het overzicht. Ons hoofd loopt over van alle taken die nog verricht moeten worden, alle mails die nog beantwoord moeten worden en alle terugbelverzoeken die je nog hebt liggen. HO! STOP! Op deze manier krijg je niks meer voor elkaar, sluit je de dag met een naar gevoel af en heb je het idee dat er niks meer uit je handen komt. Onderstaande concrete tips van de coaches van GORTcoaching helpen je om deze kakofonie uit je hoofd te bannen en helderheid te creëren met behulp van efficiënt timemanagement. Het hebben van behoefte aan ondersteuning en begeleiding is zeker mogelijk. Loopbaancoaching is hiervoor een geschikte vorm van coaching.
Tip 1: Maak een REALISTISCHE to-do list. Een to-do list maken is een koud kunstje, waar het echter veelal misgaat is de realistische insteek bij het opstellen van dit lijstje. Kun je daadwerkelijk 30 mails in één uur beantwoorden? Heb je echt maar één kwartier nodig voor al je terugbelverzoeken? Plan een realistisch tijdsbestek in voor al je taken en onderschat deze niet. Je kunt beter iets te veel tijd voor bepaalde zaken inplannen dan te weinig, zodat je vervolgens de hele dag achter de feiten aan rent. Heb je hier moeite mee? Vraag dan eens aan collega’s hoe lang zij over verschillende werkzaamheden doen en wat zij realistisch vinden. Waarschijnlijk kom je er achter dat -hoewel jij misschien wel vindt dat een taak sneller kan- je collega’s er net zo veel tijd en misschien nog wel meer tijd voor uittrekken!
Tip 2: Plan een blok in voor onverwachte dingen Houd rekening met ad-hoc werk. Als je weet dat je wekelijks vijf of misschien wel tien uur bezig bent met het blussen van acute brandjes, plan dan geen veertig uur vol in je agenda. Beter is het om per dag één of twee uur uit te trekken waarin je al deze onverwachte dingen rustig kunt uitvoeren en oplossen. Trek je hier geen tijd voor uit, dan loop je de hele dag met je brandblussertje onder de arm en kom je niet toe aan de taken waar je daadwerkelijk mee bezig wilde. Op langere termijn is dat totaal niet efficiënt.
Tip 3: Krijg inzicht in je piek- & dalmomenten gedurende de dag Ben jij ‘s ochtends op je best? Zorg er dan voor dat je dat moeilijke gesprek, dat lastige telefoontje of dat complexe project aan het begin van de dag doet. Wacht hier niet mee tot het einde van de dag, ook al is het verleidelijk om moeilijke dingen uit te stellen. Ben je op je scherpst na de lunch? Deel je dag dan zo in dat je in de ochtend gemakkelijke taken doet, zodat je fris en fruitig je planning voor de middag kunt uitvoeren. Zorg er in ieder geval voor dat je je er van bewust bent wanneer je piekt en wanneer je je mindere prestaties levert, waarschijnlijk weet je dit wel van jezelf. Zo niet, let dan gedurende een week goed op je geleverde prestaties per dag en maak aan het eind van de week de nota op.
Tip 4: Leer “NEE” te zeggen Voor sommige mensen is het volkomen vanzelfsprekend “nee” te antwoorden op verzoeken waar ze geen tijd voor hebben. Voor anderen is het minder gemakkelijk om hun grenzen aan te geven, vaak uit angst voor een slechte beoordeling of reputatie, of omdat ze simpelweg bang zijn om niet aardig gevonden te worden. Het tegendeel is echter waar! Als jij zelf niet aangeeft wat je aankunt en waar je grenzen liggen, komen anderen er door schade en schande achter dat jij niet aan je beloftes hebt kunnen voldoen. Wat zou schadelijker voor je reputatie zijn? Zorg ervoor dat je realistische verwachtingen schept bij anderen! Dit doe je door niet klakkeloos op ieder verzoek bevestigend te antwoorden, maar denk hier goed over na en ga na of het in je agenda in te plannen is. Weet je dit niet één, twee, drie? Vraag dan uitstel om antwoord te kunnen geven en kom er later op terug als het duidelijk is geworden of het mogelijk is om aan het verzoek te voldoen.
Tip 5: Sluit de dag af met de planning voor morgen Om met een rustig en ‘klaar’ gevoel naar huis te gaan is het bijzonder nuttig om aan het einde van de dag alvast de planning voor morgen door te nemen. Dit zorgt ervoor dat je helder hebt wat er moet gebeuren, zodat dit niet het eerste is wat je ‘s ochtends hoeft te doen. Bijkomend voordeel is dat je niet aan het begin van de dag tegen onaangename verrassingen aanloopt, maar je hier al op hebt kunnen voorbereiden. Als je aan het einde van de middag al weet wat er voor de dag erna op je to-do lijstje staat kun je je hier alvast mentaal op instellen. Een gewaarschuwd mens telt voor twee!
Plan hier een gratis oriëntatiegesprek met een coach voor een van uw medewerkers »
