Stapels papieren, een overvolle inbox en te lange to-do lijsten… Je voelt je gespannen en je ziet door de bomen het bos niet meer. Herken je dit? Geen nood! Er zijn een heleboel methoden en technieken ontwikkeld die jou helpen om weer grip te krijgen op je werkzaamheden. De coaches van GORTcoaching maken van jou een expert in plannen met deze tips voor timemanagement. Lees snel verder!
1. Stel prioriteiten
Er is een verschil tussen belangrijke en urgente zaken. Dit maakt de prioriteitenmatrix van Eisenhower duidelijk. Met deze matrix kun je bepalen welke taken jouw onmiddellijke aandacht vragen en welke taken zonde van je tijd zijn. De matrix bestaat uit vier kwadranten: (1) belangrijk en dringend, (2) belangrijk en niet-dringend, (3) onbelangrijk en dringend en (4) onbelangrijk en niet-dringend.
Het eerste kwadrant bestaat uit acute vragen, noodgevallen, incidenten en deadlines. Kenmerkend voor dit soort taken zijn een hoge werkdruk en de noodzaak om reactief te handelen. Ook al zijn deze taken zowel belangrijk als dringend, toch is het belangrijk om jezelf er niet in te verliezen. De tweede kwadrant betreft namelijk de dagelijkse werkzaamheden, maar ook zaken die te maken hebben met jouw persoonlijke ontwikkeling, zoals zelfreflectie. Het gaat hier om proactief handelen. De derde kwadrant gaat over onnodige verstoringen van je werk. Wanneer je veel bezig bent in dit kwadrant, doe je vaak klusjes voor anderen om hen uit de brand te helpen. Je kunt dit voorkomen door bijvoorbeeld vaker ‘nee’ te zeggen. Het vierde kwadrant bestaat uit taken die niet bevorderend zijn voor het behalen van je doelen, zoals het te veel checken van je mail of eindeloos surfen op het internet. Doe je voordeel met deze matrix!
2. Maak er iets leuks van
Plannen is leuk! Leer jezelf aan om te genieten van plannen. Een prettig onderdeel van plannen is het afstrepen van taken. Wanneer je een boekje bijhoudt, markeer of vink dan af wat je al gedaan hebt. Dat project is eindelijk af: check! Mijn mailbox is weer op orde: fijn! Het voelt goed om te zien wat je allemaal al hebt gedaan. Het voelt extra goed wanneer je dit ook nog eens voor je eigen deadline af hebt weten te krijgen.
Je kunt het plannen nog leuker maken door iets te kiezen wat bij jou past. De een vindt een notitieblokje fijn, de ander vindt het handiger om to-do’s op zijn telefoon op te slaan. Het is hierbij belangrijk dat je overzichtelijk te werk gaat en één systeem hanteert. Houd dus één lijstje bij en niet drie verschillende kladblokken.
3. Schrijf alles op waar je achteraan moet
Het kan vaak een rommeltje in je hoofd worden wanneer je moet wachten op allerlei dingen. Die sollicitant moet jouw mailtje nog beantwoorden, je wacht op een telefoontje van die ene klant, je moet nog wat vragen aan je leidinggevende… Voor je het weet, vergeet je dingen. Bovendien zorgt het voor een onrustig gevoel in je hoofd. Schrijf daarom altijd alle dingen op waar je nog achteraan moet. Je kunt hiervoor een vast kladblokje gebruiken. Door zo’n lijstje bij te houden, kun je met een opgeruimd gevoel aan het werk.
4. Wees zo concreet mogelijk
Wanneer je eenmaal alle to-do’s op een rijtje hebt, is het natuurlijk zaak om je taken uit te gaan voeren. Vaak is de drempel om iets daadwerkelijk te gaan doen, hoog. Je blijft maar uitstellen en excuses verzinnen om de taak op je to-do lijst te laten staan. Ondertussen bekruipt een vervelend schuldgevoel jou en dat maakt je niet vrolijker. Om dit te voorkomen, is het van belang om je taken zo concreet mogelijk te formuleren. Wat moet je doen om die advertentie te plaatsen? Schrijf de stappen op die je moet zetten. Op deze manier weet je precies wat je te doen staat. De drempel om de taak uit te voeren, wordt dan veel lager. Je kunt namelijk direct aan de slag, want je hoeft de stappen niet meer te verzinnen. Voor je het weet, heb je dat project afgerond!
5. Verdiep je in methoden van timemanagement
Tot slot kun je je eens verdiepen in verschillende planningsmethoden. Je kunt talloze methoden en technieken vinden op het internet en in boeken. Zo is er de Pomodorotechniek van Cirillo, waarbij je 25 minuten aan taak werkt, vervolgens drie minuten pauze houdt en daarna weer 25 minuten aan je taak werkt. Ook kun je de 80/20-regel van Pareto hanteren, die zegt dat slechts 20% van je werkzaamheden zorgt voor 80% van je resultaten. Onder de 20% vallen dus alle taken die er echt toe doen. Een andere planningstechniek is het doe-het-nu-principe. Dit principe gaat ervan uit dat je moeilijke klussen niet moet uitstellen, maar direct moet doen. Alle onprettige taakjes afwerken, geeft je een opgeruimd en opgelucht gevoel. Daarna kun je verder met de leuke klussen! Zo zijn er nog talloze andere technieken die je kunt toepassen om jouw planningsvaardigheden te versterken. Kies een methode die jou aanspreekt en probeer deze een aantal weken uit. Wellicht helpt het jou verder!
