Mijn werknemer functioneert slecht en nu?

Hoe goed het aannamebeleid ook is, als HR-manager krijg je vroeg of laat altijd een keer te maken met een medewerker die niet goed functioneert. Dit kan variëren van een medewerker die niet aan de prestatienormen voldoet, tot iemand die hulp nodig heeft bij zelfvertrouwen en assertiviteit, of iemand die worstelt met communicatie naar collega’s, leidinggevenden en klanten. In Nederland heeft ongeveer 40% van de bedrijven te maken met werknemers die niet goed functioneren in hun functie. Vaak wordt dit veroorzaakt door een mismatch tussen de vaardigheden van de medewerkers en de eisen van hun rol (Randstad, 2024). Maar dat is niet de enige oorzaak. In dit artikel bespreken we de oorzaken van slecht functioneren en de beschikbare oplossingen om dit probleem te voorkomen of op te lossen.

Oorzaken van verminderd functioneren

In de praktijk zien coaches dat een aantal terugkerende factoren het functioneren van een medewerker beïnvloeden (GORTcoaching, 2024):

Gebrek aan vaardigheden
Persoonlijke uitdagingen
Motivatieproblemen
Organisatorische tekortkomingen

Een studie van Culture Amp bevestigt dat onderpresteerders vaak minder gemotiveerd zijn omdat ze geen strategie hebben om hun doelen te bereiken. Ze hebben vaak het gevoel in de verkeerde rol te zitten en missen betrokkenheid. Bovendien krijgen ze weinig steun van hun leidinggevende, wat te herleiden is tot organisatorische tekortkomingen (Culture Amp, 2024). Het identificeren van de onderliggende oorzaken van disfunctioneren is daarom van cruciaal belang, omdat het diverse gevolgen heeft.

Gevolgen van onderpresteren

Wanneer werknemers onderpresteren, beïnvloedt dit niet alleen hun leidinggevenden die het probleem moeten aanpakken, maar ook hun collega’s. Een onderzoek van Personio stelt dat dit het teammoraal kan schaden, de productiviteit kan verminderen en kan leiden tot ziekteverzuim. Daarnaast hebben onderpresteerders een negatieve invloed op klanttevredenheid door gebrekkige service of een onaangename houding (Personio, 2023).

Ontslaan of investeren?

Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het voor werkgevers gunstiger om te investeren in de ontwikkeling van hun personeel dan om hen te ontslaan. Een medewerker ontslaan kan namelijk leiden tot juridische problemen; ontslag wegens disfunctioneren mag alleen overwogen worden als de medewerker voldoende tijd heeft gekregen om te verbeteren (van Gelderen, 2022). Gallup schat daarnaast dat de kosten voor vervanging van een nieuwe medewerker, varieert van de helft tot tweemaal het jaarsalaris (Mcfeely & Wigert, 2019).

Kan een niet functionerende medewerker ‘gered’ worden?

In een studie van Bozer & Jones (2018) komt naar voren dat het stellen van doelen effectief kan bijdragen aan het ontwikkelen van vaardigheden bij medewerkers. Samen met een coach stelt de medewerker een doelgericht plan op om specifieke vaardigheden te verbeteren. Dit proces omvat niet alleen professionele groei, maar ook persoonlijke uitdagingen zoals het gebrek aan zelfvertrouwen, omgaan met werkdruk en het vinden van balans tussen werk en privéleven (Bozer & Jones, 2018). Maar liefst 80% van de mensen die coaching ontvangen, rapporteert een toename in zelfvertrouwen, 67% in een verbeterd werk/privé balans en 63% in welzijn (International Coaching Federation, 2023). Coaching leidt daarnaast ook tot een verbetering van 72% in communicatieve vaardigheden en 71% in interpersoonlijke vaardigheden. Dit resulteert in een significante verbetering van de relaties binnen de organisatie, met een score van 73% (International Coaching Federation, 2023). Ook in de praktijk zien coaches vaak dat een niet-functionerende medewerker kan verbeteren en tevreden aan de slag blijft, mits zowel de medewerker als de werkgever bereid zijn om aan verbetering te werken (GORTcoaching, 2024)

Ondersteuning bij motivatieproblemen

Bij motivatieproblemen kan het vergemakkelijken van doelen zowel de individuele medewerker als een team ondersteunen. Een studie toonde aan dat individuele coaching en groep coaching gericht op het vergemakkelijken van het bereiken van doelen en bij het verminderen van uitstelgedrag effectief zijn (Losch, Traut-Mattausch, Mühlberger, & Jonas, 2016). Door duidelijk in kaart te brengen wat de doelen zijn zal het uiteindelijk lijden tot betere prestaties en betrokkenheid. Teams met een lage betrokkenheid hebben doorgaans een verlooppercentage dat 18% tot 43% hoger ligt dan teams met een hoge betrokkenheid (Gallup, 2024).

Betrokkenheid door ondersteuning

Investeren in coaching creëert bovendien een positieve cultuur waarin medewerkers zich ondersteund voelen. Wanneer dat gebeurt lopen zij ook 71% minder kans op een burn-out en dus ook minder kans op verzuim (Gallup, 2022). 62% voelt zich meer op hun plek en ook meer betrokken (Zhou, 2024). Meer betrokkenheid vertaalt zich weer naar een betere prestaties. 51% van de organisaties waarin coaching normaal is om in te zetten rapporteert dan ook een hogere omzet dan vergelijkbare bedrijven (Zhou, 2024).

Identificeren van de fit tussen baan en werknemer

Uit zowel onderzoek als praktijk blijkt dat loopbaancoaching gunstige resultaten oplevert. Het is een belangrijke tool om de tevredenheid van medewerkers in hun huidige functie te verhogen of om te ontdekken welke functie beter bij hen past. Daarnaast kan een transfer naar een andere functie, intern of extern, ook een positieve uitkomst zijn voor zowel de werkgever als de werknemer. Door samen met een loopbaancoach te zoeken naar een betere fit of het probleem te identificeren en in kaart te brengen, kunnen vaak gunstige en gewenste effecten voor het bedrijf worden gerealiseerd (Lyons, 2022)

Conclusie

Er zijn meerdere manieren om een niet-functionerende medewerker weer op de rit te krijgen, waarbij coaching een effectieve optie blijkt te zijn. Investeren in coaching biedt meer dan alleen ondersteuning voor medewerkers die onderpresteren; het draagt bij aan persoonlijke en professionele groei binnen de hele organisatie. Coaching bevordert vaardigheden, motivatie en communicatie, en helpt zowel medewerkers als leidinggevenden om effectiever te functioneren. Deze verbeteringen leiden niet alleen tot betere prestaties en betrokkenheid, maar versterken ook de bedrijfscultuur en verminderen het personeelsverloop. Het blijkt een duurzame aanpak om als organisatie effectiever en succesvoller te worden.

Download het trendrapport

Bronnen:

Bozer, G., & Jones, R. J. (2018). Understanding the factors that determine workplace coaching effectiveness: a systematic literature review. European Journal of Work and Organizational.

(3) Culture Amp. (2024, september 6). 3 reasons why your employees may be underperforming.

(7) Gallup. (2022). What Is Employee Wellbeing? And Why Does It Matter?

Gallup. (2024). State of the Global Workplace. Gallup.

(2) GORTcoaching. (2024). Coaching voor een medewerker.

(6) International Coaching Federation. (2023). Global Coaching Study. International Coaching Federation.

(5) Losch, S., Traut-Mattausch, E., Mühlberger, M. D., & Jonas, E. (2016). Comparing the Effectiveness of Individual Coaching, Self-Coaching, and Group Training: How Leadership Makes the Difference. Front Psychol.

Lyons, M. (2022, February 9). Do You Need a Career Coach?

(4) Mcfeely, S., & Wigert, B. (2019, Maart 13). This Fixable Problem Costs U.S. Businesses $1 Trillion.

Personio. (2023). Underperforming Employees: How HR Can (& Should) Handle It.