Oefening: je werk gestructureerd opdelen

Heb je het idee de hele dag tegen de klok in te moeten werken? Zou je willen dat jouw dag uit 30 uur zou bestaan in plaats van de huidige 24?

Welke invloed heb je op jouw werk?
De hoeveelheid werk die we op een dag moeten of willen verzetten kan stress veroorzaken. Overbelasting, te veel werk moeten verzetten: het komt je vast bekend voor. Het lijkt wel of het nooit af komt. Van hard werken op zich krijg je geen stress, maar wanneer je nauwelijks zelf invloed kunt uit- oefenen op je werk en/of tijd, kan dit wel degelijk tot stress leiden. Zeker als je het ook nog moet stellen zonder of met maar weinig ondersteuning van je baas. Wat kan je hier dan zelf aan doen? Duidelijke prioriteiten kunnen stellen, een assertieve houding en je werk structureren zijn stappen in de goede richting. Hier alvast een oefening waardoor je je werk meer structuur kan geven.

In welke branche je ook werk, wat je functie ook is, je werk is op te delen in verschillende stadia:

• Je verzamelt de dingen die jouw aandacht vragen.
• Je bekijkt wat er precies moet gebeuren per taak. Hoeveel tijd zal zo’n taak ongeveer in beslag nemen?
• Je organiseert de uitkomsten van dit denkproces.
• Je onderzoekt de mogelijkheden om dit uit te voeren.
• Je gaat aan de slag!

Wat zijn de valkuilen?
Wanneer je al deze stadia een voor een doorloopt en goed met elkaar verbind, kan je meer controle krijgen over die stapel to do’s. Elk stadium kent echter ook weer zijn eigen valkuil. Waar kan je tegenaan lopen?

• De meeste mensen schieten tekort in het eerste stadium van dingen verzamelen. Ga goed voor jezelf na wat jouw prioriteiten zijn. Welke punten zijn relevant? Neem hier niet teveel hooi op je vork. Wanneer je een selectie hebt gemaakt van de meest noodzakelijke to-do’s hou je de rest achter in een verzamelbak voor de rest van de week of probeer je deze over te dragen aan een collega.
• Wanneer je wel dingen op de juiste wijze hebt verzameld, maar niet goed hebt gekeken wat ermee te doen of hoeveel tijd je eraan zult besteden, wordt het lastig specifiek actie te ondernemen.
• Wanneer je aanvankelijk goede beslissingen neemt over lopende zaken, maar resultaten niet goed organiseerd, kan je werk alsnog in het honderd lopen.
• Wanneer je jouw systeem niet onderhoud door mogelijkheden af te wegen, worden je gedachten waardeloos, ondanks het feit dat je ze goed georderend zou hebben.
• Probeer niet aan alle stadia tegelijkertijd te werken, daardoor verliest het zijn efficiëntie.

Meer systematiek en ondersteuning
Geïnteresseerd geraakt in een wijze waarop je meer systematisch aan de slag gaat en meer controle krijgt over jouw werkstroom? Wanneer je het gevoel hebt meer ondersteuning nodig te hebben om de werkdruk in jouw situatie eraf te kunnen halen, zou coaching een uitkomst kunnen bieden. In een kosteloos oriëntatiegesprek zouden de mogelijkheden van coaching voor werkdruk en stress uitgelegd kunnen worden.

» Kijk direct in de agenda en vraag een gratis oriëntatie gesprek aan